Transgender health care provider protocol

transgender health care provider protocol

Transgender Health Initiative of New York (THINY)

Policy & Protocol for Serving Transgendered Patients

In  its  broadest  sense,  the  transgender  community  encompasses  anyone  whose  identity  or behavior  falls  outside  of  stereotypical  gender  norms.  Transgender  has  become  an “umbrella”  term  that  is  used  to  describe  a  wide  range  of  identities  and  experiences, including  pre operative,  post operative,  and  non­operative  transsexual  people,  male  and female  cross dressers  and  those  referred  to  as  “transvestites,”  “drag  queens,”  or  “drag kings”.  The  term  transgender  can  also  refer  to  intersex  individuals,  and  men and women whose appearance or characteristics are perceived to be gender- atypical. In  order  to  meet  the  needs  of  this  diverse  patient  population,  the Transgender Health Initiative of New York (THINY) recommends the following:

1.  Hospitals  and  other  health  care  providers  should  adopt  and  implement  a transgender non-discrimination policy. An effective transgender nondiscrimination policy.  An effective and well understood non -discrimination policy  is  essential  to  ensuring  that  transgender  patients  are  treated  respectfully  and appropriately.  THINY  recommends  that  health  care  providers  adopt  and  implement  the following policy:

Health  care  providers  may  not  provide  inferior  care,  refuse  to  provide  care,  or  treat  a  patient  differently  because  of  that  patient’s  gender  identity  or expression.

Gender  identity  refers  to  a  person’s  internal,  deeply  felt  sense  of  being  either  male  or  female,  man  or  woman,  or  something  other  or  in between. Because  gender  identity  is  internal  and  personally  defined,  it  is  not always visible to others.  Gender  expression  refers to all of the external characteristics and  behaviors that are socially defined as  either masculine or  feminine,  such  as  dress,  mannerisms,  speech  patterns,  social roles and social interactions.

2.  In  order  to  ensure  that  transgender  patients  are  treated  appropriately  and respectfully,  THINY  recommends  that  the  following  protocol  for  serving  transgender patients in a non­discriminatory manner be adopted:

a.  Forms.  Forms  that  require  a  patient  to  designate  a  gender  may  create discomfort  for  transgender  patients,  especially  where  a  patient’s  legal  sex differs  from  his  or  her  gender  identity  and  expression.  Additionally,  many transgendered patients  will  have  concerns  about  medical  privacy  and disclosure  of  personal  information  about  gender  identity  on  forms  that  may be  accessible  at  a  future  time.  Accordingly,  THINY  recommends  that a system be developed by  which every  transgendered  patient may  designate his or  her  gender  identity  and  preferred  name,  as  opposed  to  necessarily  being designated  a  legal  name.  This  system  should  address  patient privacy concerns  while  allowing  a  patient  to  express  his  or  her  preferences regarding  preferred  names  and  pronouns.  This  system  should  further ensure  that  such  information  is  communicated  to  staff  having  contact  with the patient.

b. Preferred names and pronouns.  Referring to a transgender patient by his or her legal rather than preferred name

can be upsetting and even offensive to a patient. Similarly, it is important that a transgender  patient be referred to by  pronouns  appropriate  to  his/her  designated  gender.  Some  transgender people  have  more  than  one  gender  presentation  and/or  wish  to  use  more than  one  set  of  gendered  pronouns.  Health  care  staff  should  make  every effort  to  respect  the  gender  identities  of  those  individuals  even  if  their gender  presentation  may  seem  inconsistent  or  confusing  to  staff  members.  For such individuals, the insistence on a consistent gender presentation may itself  be  as  offensive  as  the  use  of  the  wrong  name  or  pronoun.  THINY recommends  that  health  care  providers  refer  to  patients  by  their  preferred names  and  in  accordance  with  their  designated  genders.  If  a  patient  has  not  designated  a  gender,  the  provider  may  politely  point  out  to  the  patient that  he  or  she  has  not  designated  a  gender  and  ask  whether  the  patient prefers to be referred to as “he,” “she” or something else.  Personnel should continue  to  use  the  patient’s  chosen  names  and  pronouns  associated  with the  patient’s  gender  identity  during  procedures  or  examinations of sex organs that the patient was born with (e.g., gynecological and breast exams for  female -to- male  patients  and  prostate  and  testicular  exams  for  male -to -female patients).

c.  Privacy.  Many  transgender  patients  have  concerns  about medical privacy. Transsexuals in particular who have completely transitioned from one sex to the  other  may  be  concerned  about  the  consequences  of  disclosing  their status,  including  the  threat  of  discrimination  in  employment  and  insurance coverage.  THINY  recommends  that  intake  forms  explain  the  provider’s privacy policy, including who  has access to  a patient’s  medical records.   The forms  should  make  clear  which  information  is  required  and  what  can  be discussed  with  health  care  providers  directly.  During  patient  examinations,  health  care  providers  should  be  prepared  to  explain  who  has  access  to  the information that is discussed with the patient.

d.  Restroom  access.  Unimpeded  access  to  restrooms  is  essential  to  all patients.  THINY  recommends  that  patients  be  permitted  to  use  facilities consistent with their gender identity.

e.  Room  assignments.  THINY  recommends  that  transgender  patients  be assigned  rooms  appropriate  to  their  gender  identity.  THINY  further recommends  that  a  transgender  patient  not  be  removed  from  a  room because  of  complaints  by  another  patient  related  to  the  transgender patient’s gender identity or expression.

f.  Avoid  focusing  on  gender  identity  or  expression  unless  necessary  for treatment.  Some  of  a  transgender  patient’s  health  care  needs  will  not  be directly  related  to  that  patient’s  gender  identity  or  expression.  THINY recommends  that  providers  avoid  focusing  on  a  patient’s  gender  identity  or expression  unless  it  is  directly  relevant  to  medical treatment. Disrobing should only be required if directly relevant to the examination.

g.  Items  that  assist  gender  presentation.  THINY  recommends  that transgendered  patients  have  access  to  items  that  facilitate  gender  expression (e.g., clothing, makeup)  to  the same extent that  other  patients have access to  these  items,  regardless  of  gender.  Transgendered  patients  may  also  have access to  items that only transgendered persons would ordinarily use to  effect their  gender  presentation,  including  items  used  in  binding,  padding  and  tucking,  unless  use  of  those  items  hinders  treatment  or  recovery,  as determined by an attending physician.

h.  Posting  the  non discrimination  policy.  It  is  important  that the provider communicate to members of the transgender community that it understands their  needs  and  will  treat  them  respectfully.  Accordingly,  THINY recommends  that  its  recommended  transgender  non discrimination  policy, set  forth  above,  be  posted  in  conspicuous  locations  near  all  points  of  entry to  the  facility,  the  patient  information  desk,  the  patient relations office, all patient registration and admission areas, all waiting areas in the facility, and any other appropriate areas, as applicable.

i.  Ombudsperson  for  Transgender  Concerns.  THINY  recommends  that hospitals  and  other  large  facilities  appoint  an  Ombudsperson  for Transgender  Concerns  or  similar  official  who  should  be  responsible  for implementing,  coordinating,  and  monitoring  the  facility’s  services  for transgender  patients  and  addressing  complaints  regarding  services  for transgender  patients.  THINY  recommends  that  this  official  report  to the Director of Patient Relations or similar senior management official.

j.  Complaint procedure.  THINY recommends that providers inform patients of their  right  to  file  a  complaint  and  that  all  complaints  be  handled  in accordance with a defined complaint resolution protocol.

k.  Training.  THINY  recommends  that  providers  conduct  training  sessions  on an  annual  basis  for  all  staff  regarding  the  provider’s  transgender  non -discrimination policy and service protocol.

l.  Continuing  Obligations.  THINY  recommends  that  providers continue to improve services to the transgender community and engage in the following ongoing activities:

(a)  conduct  annual  patient  and  provider  satisfaction  surveys  to  determine compliance  and  satisfaction  with  the  transgender  non -discrimination policy and service protocol;

(b)  communicate  on  a  regular  basis  with  transgender  community  groups and  associations  on  issues  relating  to  the  transgender  non -discrimination policy and service protocol; and

(c)  communicate  with  department  heads  and  the  Director  of  Patient Relations  on  a  regular  basis  to  assist  them  in  meeting  the  obligations set  forth  in  the  transgender  non discrimination  policy  and  service protocol, as applicable.